효과적인 원격 근무를 위한 팀 커뮤니케이션 전략

원격근무는 오늘날 직장의 주요한 요소가 되고 있으며, 기업이 원활하게 업무를 계속하는 동안 어디서나 작업할 수 있는 유연성을 직원들에게 제공하고 있습니다. 그러나 원격 팀이 직면한 가장 큰 과제 중 하나는 효과적인 커뮤니케이션을 유지하는 것입니다. 팀은 직접 대화의 이점 없이 디지털 도구와 전략에 의존하여 연결, 연계, 협업을 유지해야 합니다. 누구나 자신의 역할을 이해하고 프로젝트를 효율적으로 진행하며 팀의 결속을 유지하기 위해서는 명확한 의사소통이 중요합니다. 이 기사에서는 거리가 멀더라도 원격 팀이 협력하여 성공하기 위한 주요 커뮤니케이션 전략에 대해 설명합니다.

1. 깨끗한 통신 채널을 확립합니다
원격 팀에 효과적인 커뮤니케이션을 구축하기 위한 첫 번째 단계 중 하나는 다양한 유형의 상호작용에 적합한 채널을 확립하는 것입니다. 사무실 환경에서는 동료 데스크에 들러 간단한 채팅이나 즉석 미팅을 할 수 있습니다. 원격 작업 환경에서는 이러한 캐주얼한 상호 작용을 다양한 도구를 사용하여 의도적으로 촉진해야 합니다.

혼란을 피하기 위해서는 특정 목적에 사용하는 커뮤니케이션 도구를 명확하게 정의하는 것이 중요합니다. 예를 들어 Slack이나 Microsoft Teams 등의 인스턴트 메시징 툴은 실시간 신속한 대화나 업데이트에 최적입니다. 다만, 보다 상세한 논의나 전략적인 계획을 하려면 줌이나 구글 밋과 같은 화상회의 플랫폼을 사용해야 합니다. 이메일은, 특히 상세한 정보나 중요한 문서를 공유하는 경우에, 보다 정식적인 커뮤니케이션에 최적입니다.

이러한 채널을 확립하고 각 도구의 사용 시기와 사용 방법을 명확하게 예측함으로써 팀은 의사소통의 실수를 피하고 모두가 같은 입장에 있음을 확인할 수 있습니다. 또한 정보 사일로나 과부하를 피하기 위해 사용 중인 통신 플랫폼의 수를 제한하는 것도 중요합니다. 이러한 규칙을 개략적으로 설명하는 커뮤니케이션 가이드 또는 정책을 만드는 것은 모든 사람을 일치시키기 위한 좋은 출발점입니다.

2. 투명성과 개방성의 문화를 만들어야 합니다.
 대면 소통이 최소한인 원격 팀에서는 신뢰 구축과 투명성 문화 육성이 열린 소통을 유지하는 데 중요합니다. 팀원은 자신의 생각이나 우려, 피드백의 판단을 두려워하지 않고 공유하는 것을 쾌적하게 느낄 필요가 있습니다. 모든 사람의 목소리가 중시되는 환경을 구축함으로써 중요한 문제에 조기에 대처하고 팀원들이 협업 프로세스에 더욱 적극적으로 참여할 수 있게 됩니다.

 개방성을 촉진하는 한 가지 방법은 정기적인 체크인과 일대일 미팅을 통해서입니다. 관리자는 팀원과 자주 영상 통화를 하도록 일정을 설정해야 합니다. 작업에 대해서뿐만 아니라 원격 작업 셋업에 어떻게 대처하고 있는지 파악해야 합니다. 이러한 터치 포인트는 종업원이 직면할 가능성이 있는 우려나 과제를 일 자체나 개인의 복리와 관계없이 표명할 기회를 제공합니다.

 개별 체크인 외에 투명성 촉진에는 팀 전체의 커뮤니케이션을 개방적으로 유지하는 것도 포함됩니다. 공유 캘린더 및 프로젝트 관리 플랫폼(Asana, Monday.com 등) 등의 도구를 사용하면 누구나 프로젝트 일정, 업데이트, 마일스톤을 확인할 수 있습니다. 이 가시성으로 진행 중인 프로젝트에 대해 모두가 공유하며 작업할 수 있게 되어 오해를 막고 팀원들이 보다 효과적으로 협업할 수 있게 됩니다. 원격근무 환경에서 신뢰와 투명성의 문화를 구축하기 위해서는 최고 관리에서 팀원 전원에게 개방성을 촉진하는 것이 중요합니다.

3. 커뮤니케이션 툴을 우선시합니다
 원격 작업 환경에서는 특히 팀이 다른 시간대에 분산되어 있는 경우 모든 팀이 동시에 사용할 수 있는 것은 아닙니다. 거기서 커뮤니케이션 툴이 불가결하게 됩니다. 커뮤니케이션 툴을 사용하면 팀 구성원은 즉각적인 응답을 필요로 하지 않고 메시지, 업데이트 및 피드백을 송수신할 수 있습니다. 이를 통해 개인은 자신의 스케줄에 유연하게 대응할 수 있습니다.

커뮤니케이션 툴을 효과적으로 실시하기 위해서는 명확성이 열쇠가 됩니다. 팀원은 포괄적인 업데이트, 적절한 구조화된 피드백 및 명확한 지시를 제공하여 수신자가 더 이상 명확하게 할 필요 없이 메시지를 이해할 수 있도록 해야 합니다. 서면 커뮤니케이션은 필요한 모든 정보를 전달하기에 매우 간결하고 상세해야 합니다. 이메일, 프로젝트 관리 플랫폼, 공유 문서 등의 도구는 비동기 통신에 적합하며, 팀원은 자신의 시간에 맞춰 업데이트를 확인하고 입력을 제공할 수 있습니다.

 또한 응답 시간에 관한 기대치를 관리하는 것도 중요합니다. 비동기 통신은 유연성을  응답이 예상되는 타이밍에 대한 가이드라인을 설정하는 것이 중요합니다. 이를 통해 각 팀원의 가용성을 고려하면서 프로젝트를 궤도에 올릴 수 있습니다.

4. 개인 간 연결을 위한 화상 회의 활용
온라인 커뮤니케이션 툴 및 텍스트 기반 커뮤니케이션은 작업 관리에 매우 효과적이지만, 사람의 얼굴을 보거나 목소리를 듣는 데서 생기는 인간관계를 대체할 수 있는 것은 아무것도 없습니다. 화상회의는, 리모트 팀 내에서 강력한 대인관계를 유지하기 위해 중요한 역할을 하며, 팀 구성원 간의 동료의식과 신뢰를 기르는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 업데이트, 브레인스토밍 세션 또는 무심한 가상 행아웃을 목적으로 한 정기적인 화상 회의는 팀원의 신뢰 관계 구축에 도움이 됩니다. 비디오 커뮤니케이션은 표정이나 바디 랭귀지와 같은 비언어적인 단서를 가능하게 합니다. 이것은 누군가의 말 뒤에 있는 톤이나 의도를 이해하기 위해 필수적입니다. 또, 함께 「방에 있다」라고 하는 감각을 낳아, 원격 근무에 수반되기도 하는 고립감을 경감합니다.

업무 관련 미팅과 더불어 비공식적인 비디오 행아웃이나 가상 휴식 시간을 주 단위 루틴에 포함함으로써 팀의 사기를 높이고 커뮤니티 의식을 높일 수 있습니다. 이러한 비공식적인 교환은 인간관계 구축에 도움이 되며 일상 업무에서의 협업 향상과 커뮤니케이션 원활화로 이어집니다. 화상 회의를 공식적인 목적과 비공식적인 목적 모두에서 전략적으로 사용함으로써 원격 팀은 다른 장소에서 작업을 수행하더라도 연결성과 통합성을 유지할 수 있습니다.

 

효과적인 커뮤니케이션은 원격 팀의 성공의 초석입니다. 명확한 통신채널을 구축하고 투명성 문화를 육성하며 비동기 통신을 포용하고 개인적인 접속을 위한 화상회의를 활용함으로써 원격 팀은 물리적 거리로 인해 생긴 격차를 메울 수 있습니다. 원격 작업이 현대 직원에게 보급됨에 따라 이러한 커뮤니케이션 전략은 협업, 신뢰, 생산성을 유지하기 위해 필수적입니다.

기업이 리모트 워크의 진화하는 상황을 계속 탐색하는 가운데, 강력한 커뮤니케이션 수법에 투자하는 것으로, 팀의 퍼포먼스가 향상될 뿐만 아니라, 보다 적극적이고 연결이 있는 종업원이 태어납니다. 커뮤니케이션 기술을 습득하는 원격 팀은 과제를 극복하고 장기적인 성공을 달성하기 위해 보다 적절한 준비가 이루어집니다.